Las 7 principales funciones de un Auxiliar Contable5 minutos de lectura

Las funciones de un auxiliarcontable son aquellas que apoyan al área o a la persona responsable de lacontabilidad en la empresa. Son empleados de la empresa y son responsables delos informes financieros.

Las personas que actúa como auxiliar contable debe ser unapersona organizada porque debe mantener en orden los registros contables yfinancieros.

Debe dominar las tecnologíasde la información y las comunicaciones (TIC) porque muchos aspectos de lacontabilidad se gestionan actualmente de forma automática mediante programasinformáticos especializados.

Su nivel de concentración debe ser alto, ya que se ocupará dela información confidencial de la organización y en algunos casos del efectivo.Por esta razón, su comportamiento ético debe ser impecable.

Obviamente, el auxiliar contable debe tener conocimientos decontabilidad, ya que en eso se centrará su responsabilidad.

7 funciones principales de un auxiliar contable

No existen reglamentos o normas que definan finalmente lasfunciones que debe desempeñar un auxiliar contable, pero en general debencumplir los siguientes objetivos:

1.    Operaciones comerciales

El ayudante de contabilidad debe apoyar al contador en larealización de las operaciones normales y de emergencia relacionadas con laadquisición de los recursos necesarios para las operaciones de la empresa.

En este sentido, busca y compara presupuestos para que laempresa pueda decidir a quién comprar. Una vez tomada la decisión, el auxiliarcontable es quien registra al proveedor y emite un comprobante de pago.

Otra tarea del auxiliar contable es gestionar los pagos a losproveedores y las facturas de los servicios públicos.

2.     Gestión de inventario

El auxiliar contable también se encarga de mantener losregistros y supervisar el inventario de los bienes y muebles y enceres.

También se le pide a menudo que lleve registros de ladepreciación de dicho inventario.

3.    Emisión de facturas

La preparación y el control de las facturas es una de lastareas que ocupa la mayor parte del tiempo de un auxiliar contable.

Su responsabilidad es registrar todas las facturas emitidaspor la empresa.

El auxiliar contable prepara las facturas, las introduce enel sistema disponible en la empresa, las registra como cuentas por pagar y seasegura de que el pago se realiza.

Esta tarea debe llevarse a cabo en estricto orden y precisión,ya que esta información afecta a los resultados de los informes de gastos de laempresa y a las cuentas de los proveedores.

4.    Conciliación de cuentas bancarias

Esta función consiste en saber exactamente cómo se encuentranlas cuentas bancarias de la empresa y compararlas con el registro de cuentaspor cobrar y de acreedores, para que no haya discrepancias entre ambos.

De esta manera, se pueden detectar posibles errores decálculo en los registros de las cuentas por cobrar o las deudas ya pagadas.

Esto también sirve para comprobar la exactitud de losregistros que mantiene la empresa.

5.    Presentación de informes

El auxiliar contable también se encarga de preparar informescontables, que son registros detallados de todos los bienes muebles e inmueblesde la organización.

Este informe está escrito en prosa y no tiene tantos númeroscomo en el balance.

El auxiliar contable también escribe informes financieros,que son detalles en texto del dinero que posee la empresa.

La periodicidad de estos informes depende de las políticas decada organización.

Esos informes son un requisito obligatorio cuando sesolicitan préstamos bancarios, o pueden ser exigidos por las autoridadesgubernamentales cuando se realicen auditorias.

6.    Estados financieros previstos

El contador es responsable de la preparación de estaproyección, pero el auxiliar contable le apoya proporcionándole todos losmedios necesarios para su preparación.

Del mismo modo, el auxiliar contable suele preparar losdocumentos que apoyarán esta proyección.

7.    Preparación de la declaración de impuestos

Cada empresa tiene obligaciones fiscales y tributarias, y unauxiliar contable proporciona apoyo de gestión, lo que implica el cumplimientode esas obligaciones.

El auxiliar contable también debe guardar los recibos de estos pagos y luego presentarlos a las autoridades reguladoras que los soliciten.

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Otros deberes del auxiliarcontable

Además de las funciones anteriores, el auxiliar contable debe

• Registrar los créditos pagados o adeudados a laempresa.
• Llevar un registro del vencimiento de las cuentaspor cobrar y por pagar.
• Proporcionar asistencia en el cobro de deudas.
• Preparar y hacer depósitos bancarios.
• Ejecutar correctamente las transacciones detarjetas de crédito.
• Realizar compras.
• Pagar las facturas.
• Mantener registros de las transaccionesfinancieras.
• Supervisar el flujo de caja de la empresa.
• Realizar abonos tanto Débito como crédito.
• Mantener cuentas T (representación gráfica de lacuenta).
• Apoyo al departamento de recursos humanos en elcálculo de las horas de trabajo de los empleados.

Habilidades de Auxiliar Contable.

Además de los conocimientos técnicos, el auxiliar contabledebe tener ciertas características o cualidades especiales para realizar sutrabajo correctamente. Algunas de estas cualidades son las siguientes:

• Honestidad.
• Habilidades de negociación.
• Apertura.
• Madurez o inteligencia emocional.
• Fluidez en la comunicación.
• La capacidad de crear confianza.