Las funciones de un auxiliar contable son aquellas que apoyan al área o a la persona responsable de la contabilidad en la empresa. Son empleados de la empresa y son responsables de los informes financieros.
Las personas que actúa como auxiliar contable debe ser una persona organizada porque debe mantener en orden los registros contables y financieros.
Debe dominar las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) porque muchos aspectos de la contabilidad se gestionan actualmente de forma automática mediante programas informáticos especializados.
Su nivel de concentración debe ser alto, ya que se ocupará de la información confidencial de la organización y en algunos casos del efectivo. Por esta razón, su comportamiento ético debe ser impecable.
Obviamente, el auxiliar contable debe tener conocimientos de contabilidad, ya que en eso se centrará su responsabilidad.
7 funciones principales de un auxiliar contable
No existen reglamentos o normas que definan finalmente las funciones que debe desempeñar un auxiliar contable, pero en general deben cumplir los siguientes objetivos:
1. Operaciones comerciales
El ayudante de contabilidad debe apoyar al contador en la realización de las operaciones normales y de emergencia relacionadas con la adquisición de los recursos necesarios para las operaciones de la empresa.
En este sentido, busca y compara presupuestos para que la empresa pueda decidir a quién comprar. Una vez tomada la decisión, el auxiliar contable es quien registra al proveedor y emite un comprobante de pago.
Otra tarea del auxiliar contable es gestionar los pagos a los proveedores y las facturas de los servicios públicos.
2. Gestión de inventario
El auxiliar contable también se encarga de mantener los registros y supervisar el inventario de los bienes y muebles y enceres.
También se le pide a menudo que lleve registros de la depreciación de dicho inventario.
3. Emisión de facturas
La preparación y el control de las facturas es una de las tareas que ocupa la mayor parte del tiempo de un auxiliar contable.
Su responsabilidad es registrar todas las facturas emitidas por la empresa.
El auxiliar contable prepara las facturas, las introduce en el sistema disponible en la empresa, las registra como cuentas por pagar y se asegura de que el pago se realiza.
Esta tarea debe llevarse a cabo en estricto orden y precisión, ya que esta información afecta a los resultados de los informes de gastos de la empresa y a las cuentas de los proveedores.
4. Conciliación de cuentas bancarias
Esta función consiste en saber exactamente cómo se encuentran las cuentas bancarias de la empresa y compararlas con el registro de cuentas por cobrar y de acreedores, para que no haya discrepancias entre ambos.
De esta manera, se pueden detectar posibles errores de cálculo en los registros de las cuentas por cobrar o las deudas ya pagadas.
Esto también sirve para comprobar la exactitud de los registros que mantiene la empresa.
5. Presentación de informes
El auxiliar contable también se encarga de preparar informes contables, que son registros detallados de todos los bienes muebles e inmuebles de la organización.
Este informe está escrito en prosa y no tiene tantos números como en el balance.
El auxiliar contable también escribe informes financieros, que son detalles en texto del dinero que posee la empresa.
La periodicidad de estos informes depende de las políticas de cada organización.
Esos informes son un requisito obligatorio cuando se solicitan préstamos bancarios, o pueden ser exigidos por las autoridades gubernamentales cuando se realicen auditorias.
6. Estados financieros previstos
El contador es responsable de la preparación de esta proyección, pero el auxiliar contable le apoya proporcionándole todos los medios necesarios para su preparación.
Del mismo modo, el auxiliar contable suele preparar los documentos que apoyarán esta proyección.
7. Preparación de la declaración de impuestos
Cada empresa tiene obligaciones fiscales y tributarias, y un auxiliar contable proporciona apoyo de gestión, lo que implica el cumplimiento de esas obligaciones.
El auxiliar contable también debe guardar los recibos de estos pagos y luego presentarlos a las autoridades reguladoras que los soliciten.
Otros deberes del auxiliar contable
Además de las funciones anteriores, el auxiliar contable debe
- Registrar los créditos pagados o adeudados a la empresa.
- Llevar un registro del vencimiento de las cuentas por cobrar y por pagar.
- Proporcionar asistencia en el cobro de deudas.
- Preparar y hacer depósitos bancarios.
- Ejecutar correctamente las transacciones de tarjetas de crédito.
- Realizar compras.
- Pagar las facturas.
- Mantener registros de las transacciones financieras.
- Supervisar el flujo de caja de la empresa.
- Realizar abonos tanto Débito como crédito.
- Mantener cuentas T (representación gráfica de la cuenta).
- Apoyo al departamento de recursos humanos en el cálculo de las horas de trabajo de los empleados.
Habilidades de Auxiliar Contable.
Además de los conocimientos técnicos, el auxiliar contable debe tener ciertas características o cualidades especiales para realizar su trabajo correctamente. Algunas de estas cualidades son las siguientes:
- Honestidad.
- Habilidades de negociación.
- Apertura.
- Madurez o inteligencia emocional.
- Fluidez en la comunicación.
- La capacidad de crear confianza.
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